Spoiler alert : tous les professionnels du conseil le savent, les incantations et les formules magiques n’ont pas leur place dans la prédiction de succès d’un projet en devenir. Nous l’annoncions dans notre article d’ouverture consacré à la nouvelle dimension stratégique des directeurs projets : la gestion du budget d’un projet est une tâche complexe qui demande une attention particulière. En effet, selon une étude récente, seuls 43 % des projets sont achevés en respectant le budget initial.
Si l’on veut se prémunir contre les risques de dérapage, il est important d’en garder les causes à l’esprit, et de comprendre qu’en majorité, ces dernières sont connues, récurrentes et intégrables dans la définition même du projet. En voici les trois principales :
– La mauvaise estimation des coûts initiaux
– Des changements de scope ou de priorités en cours de projet
– Des imprévus ou des risques non anticipés
En lieu et place de formule magique, nous vous proposons donc plutôt de mettre en place une trousse à outils de composants méthodologiques qui, appliqués avec rigueur, doivent mener à un meilleur encadrement des ressources. Cela peut paraître simple – et, de fait, cela n’est pas très compliqué – mais gardons à l’esprit qu’en dépit de cette simplicité apparente 47% des projets d’entreprises échouent à rester dans le cadre initial.
C’est un peu « captain obvious », mais si les estimations initiales sont irréalistes, le projet n’ira pas à son terme en l’état. Un budget réaliste doit prendre en compte tous les coûts potentiels, y compris les frais de main-d’œuvre, les coûts des matériaux, les frais de sous-traitance, les coûts des licences logicielles, etc. Il est important d’effectuer une analyse approfondie des besoins du projet, de prévoir des marges de sécurité pour les imprévus, et de documenter le tout dans un document validé par l’ensemble des parties prenantes.
Une planification détaillée du projet est essentielle pour garder le budget sous contrôle. Cela implique de définir clairement les objectifs, les étapes, les livrables et les délais du projet. En ayant une vision claire de l’ensemble du projet, il est plus facile d’identifier les ressources nécessaires et de les allouer efficacement. Une planification détaillée permet également de prévoir les dépendances et les risques potentiels, ce qui aide à prévenir les dépassements de budget.
En plus de la planification, il ne faut pas oublier la priorisation. Il est important de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur impact sur les objectifs du projet. De même, il est essentiel d’allouer les ressources en fonction des besoins réels et d’éviter les surcharges inutiles. En définissant des priorités claires, il est possible de garder le budget sous contrôle en concentrant les ressources sur les activités les plus critiques.
Une surveillance régulière des dépenses du projet est essentielle pour éviter les dépassements de budget. Il est important de tenir des registres précis de toutes les dépenses liées au projet et de les comparer régulièrement aux montants initiaux. En identifiant rapidement les écarts budgétaires, il est possible de prendre des mesures correctives et d’ajuster en conséquence si nécessaire. La communication ouverte et régulière avec les parties prenantes est également essentielle afin de conserver le budget sous contrôle.
La communication et la collaboration étroite entre les différentes parties prenantes du projet sont essentielles pour une gestion efficace du budget. Il est important de partager régulièrement les informations sur l’état du budget, les dépenses prévues et les écarts éventuels, d’en étudier les causes, de déterminer les décisions induites, et de définir les actions correctives. Une telle collaboration entre les équipes permet d’identifier rapidement les problèmes et de trouver des solutions ensemble. La transparence et l’ouverture dans la communication favorisent également l’engagement et la responsabilité des parties prenantes. Il est donc essentiel de mettre en place un calendrier de points de communication à intervalles réguliers impliquant la présence de l’ensemble des parties prenantes. Cela doit figurer en bonne place dans l’agenda de tous les acteurs et donner lieu à un reporting concret. L’arrivée de solutions automatisées permet aujourd’hui un reporting immédiat à l’issue de la réunion sans avoir à mobiliser du temps supplémentaire de consultant.
De la même façon, la technologie facilite aujourd’hui grandement la tâche, reléguant le bon vieux fichier Excel au rang de retraité méritant, médaillé pour bons et loyaux services, mais incapable de rivaliser avec les solutions métiers dédiées que l’on trouve aujourd’hui sur le marché et qui permettent, de façon intégrée, de suivre les dépenses, de gérer les ressources, de planifier les tâches et de générer des rapports détaillés sur l’état du budget. Un logiciel de gestion de projet offre une visibilité en temps réel sur les coûts, ce qui facilite la prise de décisions éclairées et permet de procéder rapidement aux ajustements nécessaires.
On le voit, le plus compliqué consiste à mettre en œuvre de façon rigoureuse un ensemble de bonnes pratiques éprouvées pour optimiser la gestion de projet et minimiser les risques de surcoûts : estimation réaliste, planification détaillée, priorisation des tâches, suivi régulier, collaboration accrue des parties prenantes et utilisation d’outils dédiés, destiné à simplifier l’ensemble.
Si le cadrage est important et demande un peu d’investissement de la part des acteurs, le jeu en vaut la chandelle au regard des bénéfices potentiels : tenue des délais, respect des enveloppes allouées, meilleure allocation des ressources, motivation des équipes.
En bout de chaîne, la capacité à mener des projets dans le cadre budgétaire imparti est un marqueur fort de la maturité d’une organisation. Les directeurs de projet qui relèvent ce défi avec succès renforcent leur crédibilité et démontrent leur excellence professionnelle. Dans un contexte économique contraint, cette expertise est plus précieuse que jamais.
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